Tips para diseñar un folleto de un congreso o seminario

Los seminarios o congresos necesitan contar con un público o audiencia y, por tanto, es fundamental que se realice algún tipo de promoción. Los soportes gráficos como los folletos, dípticos o trípticos son excelentes herramientas para dar a conocer las actividades o los temas que se van a tratar en estos eventos. ¿Cómo se puede hacer un diseño efectivo cien por cien que atraiga al target que estamos buscando?

Pautar estrategias de marketing promocional es fundamental hoy en día. El hecho de estar bombardeados continuamente por nuevos productos, servicios, eventos, etc. obliga a adoptar medidas encaminadas a que aquello que queremos ofrecer, no pase desapercibido por la audiencia.

En el caso de seminarios y congresos ocurre lo mismo. Muchos profesionales reciben casi a diario informaciones vía mail o correo postal acerca de nuevos cursos, charlas y conferencias que acaban prácticamente en el olvido. La clave para que no ocurra es hacer un diseño de folleto, díptico o tríptico atractivo con la información destacada.

Escoger el formato

Lo primero que hay que hacer es escoger el soporte gráfico que más se adapta a las necesidades del evento. Dependiendo de la información que queramos dar, podremos decantarnos por diferentes opciones: un folleto a doble cara o bien algo más elaborado como un díptico o tríptico. Si optamos por alguna de estas dos últimas modalidades, recuerda que deberás estructurar mucho mejor la información y darle una coherencia o hilo conductor.

Qué información interesa

Aquí es donde mucha gente se pierde y no sabe realmente lo que tiene que poner. De acuerdo con Wikipedia, un congreso o seminario se define como una reunión en la que, durante uno o varios días, personas de distintos lugares de procedencia que comparten la misma profesión o actividad, presentan conferencias o exposiciones sobre temas relacionados con su trabajo o actividad para intercambiarse informaciones y discutir sobre ellas. Por tanto, si atendemos a esta definición, está claro que lo importante es mostrar los contenidos que se van a abordar. ¿Cómo la hacemos?

– Título: Es importante darle un título al evento. A pesar de que se traten diferentes temas, todos girarán en torno a algo en concreto. Por tanto, hay que buscar el leit motiv que aglutine las diferentes charlas o ponencias que se vayan a dar. Es fundamental encontrar un giro o fórmula atractiva y no quedarnos en frases típicas y tópicas como, por ejemplo, “Congreso sobre diabetes”. ¿Qué tal si en vez de utilizar esta expresión, vamos un poco más allá y abrimos con un titular tipo: “Los nuevos descubrimientos sobre la diabetes”? Evidentemente tiene mucho más gancho y el lector seguramente continuará leyendo el resto de información que sigue.

Hay muchos congresos o seminarios que tienen cierta tradición, es decir, se suelen repetir cada cierto tiempo. Nunca esta de más poner en el titular el número de la edición ya que, en cierta manera, da prestigio y el público puede verlo con otros ojos.

– Información de las ponencias: No tiene sentido diseñar un soporte de este tipo y no poner los contenidos o los diferentes temas que se abordarán. Por tanto, es importante escribir el nombre de cada charla junto al nombre del ponente y su cargo.

En muchos congresos o seminarios no hace falta estar presente en todas las ponencias y está abierto a que el público asista únicamente a aquellas que pueden ser de su interés. Si es el caso, no te olvides de poner la hora de inicio y fin de cada una de las charlas programadas.

A la hora de colocar esta información, busca un lugar destacado dentro de la composición y juega con las diferentes herramientas de diseño que tienes a tu disposición para que pueda verse a la primera (tamaño de tipografía, cuadros destacados, etc.)

– Breve sinopsis: Es importante que en algún lugar destacado también aparezca un breve resumen de lo que se abordará en el congreso o seminario. No hay que perder de vista que lo que pretendemos es que venga gran cantidad de público, por tendremos que informar, pero al mismo tiempo darte un estilo publicitario, dejando preguntas en el aire. Hay tendencia a hacer textos demasiado densos, cargados de información que acaban aburriendo al lector. No caigas en este error y busca fórmulas propias del lenguaje publicitario.

– Otra información: En un folleto de congreso o seminario, no todo queda en detallar los diferentes contenidos que se tratarán. Es importante que también aparezca información referente a la organización, entidad, colegio profesional, asociación o federación que ha organizado el evento.

Paralelamente, también tiene que darse información detallada sobre el proceso de inscripción, precio, posibles descuentos, actividades paralelas, etc. Por un momento, hay que ponerse en la piel de la persona que está interesada en asistir y quiere apuntarse. ¿Cómo tiene que hacerlo? ¿A quién debe dirigirse? ¿De qué manera: rellenando un formulario, enviando un mail, a través de la web, llamando a un número de teléfono? En algunos casos, se incluye un formulario que debe remitirse vía postal, pero también es cierto que estamos inmersos en el mundo de las comunicación 2.0 y tiene poco sentido hacer perder el tiempo. La recomendación hoy en día es que la audiencia pueda hacerlo a través de algún medio electrónico.

– Imágenes: Aunque no estamos haciendo promoción de un producto o servicio, es importante incorporar alguna imagen a buena calidad y, por tanto, a alta resolución para dar agilidad visual al folleto, díptico o tríptico. En este caso podemos recurrir a imágenes relacionadas con la temática que se va a tratar sobre todo en la portada y, dependiendo del soporte utilizado, también en las páginas interiores.

No te olvides que en Imprentaonline24 podemos imprimir la cantidad de folletos que necesites y tenerlos listos para entrega en 24 horas.

Lee también: Errores que debe evitar cualquier empresario.

Ver en AMP