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Nuestro día a día se llena cada vez con más tareas y asuntos que resolver. A veces, tenemos que hacer auténticos malabares para organizar y conciliar nuestra vida laboral con la personal. Las agendas son, sin duda alguna, la herramienta perfecta para tener un control de todo lo que tenemos que hacer sin que nada pase desapercibido o se nos olvide. Llega el nuevo año y al igual que en 2015, 2016 y el resto de años venideros es momento de tener un planificador preparado para el nuevo “curso” y el nuevo calendario.Cómo hacer la plantilla de una agenda.
Las empresas están viendo las grandes ventajas de este producto entre sus trabajadores. Anotando a diario todo lo que hay que hacer, podemos planificar y organizar mejor nuestro día y hacerlo mucho más productivo. Incluso está la opción de personalizar una agenda propia para cada compañía para imprimir o, ¿Y la tuya propia «DIY»? Se ha convertido también en un excelente regalo como muestra de agradecimiento a la confianza depositada por muchos clientes en una empresa. Pero ¿cómo podemos hacer una plantilla imprimible de agenda adaptada a nuestras necesidades? Porque sabemos que no nos basta ya con que facebook nos indique en que día estamos.
¿Cómo será la planificación de mi agenda?
Antes de lanzarnos a crear una plantilla de agenda, es importante conocer las necesidades reales que tenemos o la de nuestros clientes. No todo es descargar, guardar e imprimir. Deberíamos contestarnos a una serie de preguntas básicas. ¿Vamos a darle un uso diario? ¿La utilizaremos de forma semanal? ¿Necesitamos pautar las horas en cada hoja de la agenda? ¿Dedicamos una hoja para cada día? ¿Incorporaremos calendarios en la misma página?
Es fundamental tener claro, desde el principio, estas necesidades para poder empezar a trabajar sin riesgo a equivocarse y obtener un resultado que no deseamos. Aquí no vale descargar formatos imprimibles gratis, la calidad reside en diseñarlo y darle el gusto y las necesidades que espera el receptor. ¡Inspírate en redes sociales como Pinterest y ponte a crear tu diseño!
Por regla general, casi todas las agendas dedican una hoja por día y en cada una de ellas incorporan las 24 horas del día o bien 12 horas. Esta última opción no es estrictamente necesaria, si realmente no se tiene una actividad que requiera parcelar tan en exceso nuestro tiempo. Todo dependerá, en última instancia, del trabajo que realicemos o de lo que pensemos que puede necesitar el cliente. También hay agendas que dividen cada una de las páginas en dos días diferentes.
¿Cómo elijo el formato?
Otro de los pasos previos antes de proceder a su diseño, es tener claro qué formato o medidas va a tener nuestra agenda. Una de las reglas básicas de cualquier agenda es que sea práctica de transportar. Por tanto, siempre hay que escoger un tamaño que se pueda colocar en una mochila, maleta o meter fácilmente en el cajón de un escritorio. Una agenda de grandes dimensiones no tiene sentido alguno, ya que más que facilitarnos la tarea, nos la complicará sobre todo cuando tenemos que llevarla constantemente con nosotros.
¿Las páginas deben ser de días, semanas o meses?
Es fundamental definir el encabezamiento de cada una de las páginas. Por regla general, siempre incorporaremos el día en número, el día de la semana y el mes. No obstante, también hay agendas que para que tengan un uso más atemporal, y no necesariamente circunscrito a los 365 días de ese año, sólo colocan el día y se deja un espacio en blanco para que la persona pueda anotar el día de la semana y el mes. Esto se hace sobre todo por si la persona quiere utilizarla en otro año natural.
¿Qué información extra incluyo?
Dependiendo de la agenda, podemos decidir incorporar otro tipo de información extra en su encabezamiento. Por ejemplo, hay algunas que introducen el santoral, la traducción en otros idiomas e incluso las fases de la luna. Todo eso, dependerá en última instancia de nuestros gustos personales.
¿Qué opciones tengo para crear mi plantilla de agenda?
Una vez se tienen claro todas estas ideas, hay que proceder a su diseño. Para ello, hay varias opciones. La primera es partir de cero, haciendo nuestra propia composición. Necesitaremos, eso sí, algún programa que nos permita realizarlo. Lo más habitual es recurrir a softwares de autoedición como Pagemaker, InDesign o QuarkXpress.
Independientemente del programa que se utilice, deberemos abrir un documento en blanco, darle las medidas oportunas en función del diseño que hemos escogido, respetar márgenes y ponernos a trabajar. Para estar seguros de que estamos trabajando con las medidas y los márgenes adecuados, siempre podemos preguntar a la imprenta que posteriormente nos imprimirá la agenda, cómo tenemos que hacerlo. Así evitaremos posteriores problemas de retoque que nos pueden hacer perder mucho tiempo.
Para trabajar con alguno de estos programas será necesario, es sí, tener un mínimo de nociones sobre su manejo. Los tutoriales pueden servirnos de gran ayuda.
La gran ventaja de hacer un diseño de cero es que siempre podremos personalizarlas a nuestro gusto. A la típica agenda que todos conocemos con páginas, a veces, demasiado monótonas, podremos añadir un chispa de originalidad. Incorporar algún motivo o elemento gráfico que aporte cierta novedad. En el caso de empresas, se puede incorporar el logo en un lugar bien visible.
Si no nos viéramos capaces de ponernos a trabajar con un software de este tipo, otra excelente opción, igualmente válida, es trabajar a partir de una plantilla semielaborada. Estos documentos ya parten de un diseño establecido y con una medidas determinadas. Simplemente se tratará de adaptarlas a nuestras necesidades y gustos.
Hoy en día existen plantillas de descarga gratuita, a través de Internet, que nos pueden ayudar bastante. Además podemos encontrarlas en muchos estilos, acorde con nuestros gustos personales. Pinterest.es, Behance.net, Freepik.com son tres ejemplos de sites en donde podremos descargarnos de manera rápida alguno de estos ejemplos. Sólo bastará con ajustarla y darle los retoques que consideremos oportunos.
Recuerda, eso sí, que este tipo de plantillas son más cerradas, es decir, no podrás dejar tanta rienda suelta a tu imaginación y te tendrás que adaptar bastante a lo que está diseñado por defecto.